ShopVietnam cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng với giá tốt nhất. ShopVietnam luôn tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, đảm bảo mọi sản phẩm được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bán ra hoặc ship quốc tế, mang đến sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng.
“Mua hàng tại ShopVietnam, bạn hoàn toàn yên tâm với giá cả minh bạch, chất lượng rõ ràng, và tiêu chuẩn kiểm định khắt khe.”
I. MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo hàng hóa từ cá nhân, nhà cung cấp được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng, số lượng, nguồn gốc hợp pháp.
- Quản lý các đơn hàng minh bạch, đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa.
- Giảm thiểu rủi ro thất thoát, nhầm lẫn hoặc tranh chấp trong quá trình mua bán và vận chuyển hàng hóa.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Nhà cung cấp hàng hóa: Trong và ngoài nước.
III. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HÀNG HÓA
III.1. ĐỐI VỚI NHÀ CUNG CẤP HÀNG HÓA
Bước 1. Lựa Chọn và Đánh Giá Nhà Cung Cấp
a. Tiêu chí lựa chọn
- Có giấy phép kinh doanh hợp pháp và chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn công bố.
- Có năng lực cung ứng ổn định, cam kết về thời gian giao hàng.
b. Đánh giá định kỳ
- Đánh giá theo các tiêu chí: Chất lượng, tiến độ giao hàng, uy tín khả năng cung ứng.
- Nhà cung cấp không đạt yêu cầu sẽ bị tạm dừng hoặc chấm dứt hợp tác.
Bước 2. Kiểm Tra và Nhận Hàng Từ Nhà Cung Cấp
c. Kiểm tra hồ sơ chứng từ
- Hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng nhận chất lượng hoặc CO, CQ (nếu có).
- Đối chiếu hợp đồng và đơn đặt hàng.
d. Kiểm tra thực tế hàng hóa
- Số lượng: Kiểm đếm từng kiện, đối chiếu với phiếu giao hàng.
- Chất lượng: Kiểm tra bao bì, hạn sử dụng, tem nhãn, niêm phong.
- Lập Biên bản kiểm nhận hàng hóa nếu đạt yêu cầu.
Lưu ý: Các trường hợp bao bì bị hỏng, mờ, không rõ chữ, chất lượng sản phẩm không đạt chuẩn theo yêu cầu kiểm tra sẽ miễn trừ ghi nhận số lượng giao nhận.
e. Xử lý hàng hóa lỗi, thiếu hụt
- Lập biên bản bất thường và thông báo ngay cho nhà cung cấp.
- Hàng lỗi hoặc thiếu sẽ được trả lại hoặc bù hàng theo thỏa thuận.
III.2. ĐỐI VỚI HÀNG HÓA GỬI QUA SHOPVIETNAM
a. Tiếp nhận hàng gửi
- Khách hàng tiến hành điền thông tin người nhận, người gửi bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email (nếu có), loại hàng gửi theo form phiếu gửi của ShopVietnam.
- Nhân viên ShopVietnam tiến hành kiểm tra hàng hóa trực tiếp tại quầy tiếp nhận yêu cầu , ghi nhận cân nặng, số lượng, chất lượng, loại hàng của hàng hóa gửi.
- Sau khi kiểm tra, nhân viên ShopVietnam tiến hàng đóng gói đơn hàng.
Lưu ý: ShopVietnam không nhận gửi hàng với các sản phẩm không thuộc phạm vi cho phép của quốc gia giao và nhận đơn hàng.
b. Theo dõi - vận chuyển đơn
- Hàng hóa gửi qua ShopVietnam được phân khu rõ ràng theo từng loại hàng hóa hoặc theo phân khu giao hàng, gắn mã vận đơn riêng.
- Khách hàng sử dụng mã đơn hàng hoặc mã vận đơn để theo dõi tiến trình vận chuyển đơn hàng trên website của ShopVietnam.
c. Giao đơn hàng
- Thực hiện giao hàng cho tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ ghi trên bill hàng gửi
- Khi nhận hàng, khách hàng kiểm tra hàng hóa, ký nhận tại phần ký nhận của nhân viên giao hàng.
- Sau khi nhận hàng, khách hàng vui lòng đánh giá chất lượng phục vụ. Điều này nhằm góp phần xây dựng, nâng cao hơn các dịch vụ ShopVietnam mang lại ngày càng gần gũi, thân thiệt hơn tới người dùng
III.3. ĐỐI VỚI ĐỐI TÁC VẬN CHUYỂN
a. Lựa chọn đơn vị vận chuyển
- Ưu tiên đơn vị có giấy phép hoạt động logistics hoặc vận tải hợp pháp.
- Có hệ thống theo dõi vận đơn và chính sách bồi thường rõ ràng khi xảy ra các sự cố như mất mát, hư hỏng, thiếu hụt,...
b. Chuẩn bị giao hàng
- Kiểm tra, đóng gói và dán tem nhãn theo tiêu chuẩn vận chuyển.
- Lập phiếu giao hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, địa điểm giao nhận.
c. Theo dõi và xác nhận vận chuyển
- Giao hàng cho bên vận chuyển kèm biên bản bàn giao.
- Theo dõi trạng thái đơn hàng qua hệ thống tracking hoặc cập nhật từ đối tác.
- Khi hàng đến nơi, xác nhận biên bản giao nhận với người nhận hàng.
d. Xử lý sự cố vận chuyển
- Lập biên bản sự cố ngay khi phát hiện hư hỏng, mất mát.
- Gửi yêu cầu bồi thường theo điều khoản hợp đồng vận chuyển.
III.4. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT ĐẦU RA
Bước 1 – Kiểm tra và giám sát hàng tồn kho
ShopVietnam thường xuyên kiểm tra và giám sát hàng tồn kho, đảm bảo tất cả sản phẩm luôn:
- Đạt chất lượng tốt nhất trước khi bán hoặc ship quốc tế.
- Hạn sử dụng rõ ràng, loại bỏ kịp thời các sản phẩm không đạt chuẩn.
- Sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng trong và ngoài nước ngay khi có đơn hàng.
Bước 2 – Kiểm soát ngoại quan và đánh giá chất lượng
- Đội ngũ ShopVietnam trực tiếp kiểm tra hình thức và chất lượng của từng lô hàng.
- Loại bỏ ngay lập tức những sản phẩm không đạt yêu cầu về nguồn gốc hoặc chất lượng, chỉ giữ lại hàng chuẩn mực và an toàn tuyệt đối.
Bước 3 – Vận chuyển chất lượng - tốc độ ship quốc tế
- Tất cả sản phẩm trước khi bán ra hoặc ship quốc tế đều được kiểm tra và đóng gói kỹ lưỡng, đảm bảo an toàn – minh bạch – uy tín.
- Đơn hàng được xử lý và bàn giao cho đơn vị vận chuyển quốc tế trong cùng ngày nếu khách đặt sớm.
- Với các đơn đặt muộn, ShopVietnam sẽ bàn giao cho đơn vị vận chuyển quốc tế vào ngày làm việc tiếp theo, đảm bảo nhanh chóng đến tay khách hàng.
Cam kết của ShopVietnam
1. Phân loại và giám sát sản phẩm kỹ lưỡng: Kiểm tra nghiêm ngặt các sản phẩm có nguy cơ cao, đảm bảo minh bạch về nguồn gốc và giá trị thực.
2. Kiểm tra toàn diện trước khi bán hoặc ship quốc tế: Mọi sản phẩm đều trải qua nhiều bước kiểm tra, đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu quốc tế, sẵn sàng phục vụ các thị trường khó tính.
3. Mạng lưới logistics quốc tế tốc độ cao: Kết nối với các đối tác vận chuyển toàn cầu, đảm bảo nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm chi phí.
Thông điệp từ ShopVietnam
“ShopVietnam – Nơi kết nối sản phẩm Việt và quốc tế, mang đến giá tốt nhất, chất lượng đảm bảo, và dịch vụ ship toàn cầu nhanh chóng, uy tín.”
IV. KIỂM KÊ VÀ BÁO CÁO ĐỊNH KỲ
- Kiểm kê kho hàng và đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống quản lý.
- Lập báo cáo hàng hóa định kỳ gửi ban lãnh đạo, gồm:
- Tồn kho.
- Hàng ký gửi đang quản lý.
- Hàng đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Các sự cố hoặc tranh chấp phát sinh.
V. KIỂM SOÁT RỦI RO
- Rủi ro hàng giả, hàng kém chất lượng:
- Kiểm tra nguồn gốc xuất xứ và yêu cầu giấy tờ chứng minh hợp pháp.
- Rủi ro thất thoát hàng ký gửi:
- Lắp đặt camera giám sát, phân quyền nhân sự rõ ràng.
- Kiểm kê định kỳ, đối chiếu minh bạch.
- Rủi ro vận chuyển:
Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, hợp đồng rõ ràng điều khoản bồi thường.- Mua bảo hiểm hàng hóa nếu giá trị lớn.
VI. LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH KIỂM SOÁT
- Đảm bảo minh bạch trong hoạt động nhập – xuất – tồn kho.
- Giảm thiểu tranh chấp với nhà cung cấp, chủ hàng ký gửi và đơn vị vận chuyển.
- Tăng uy tín với đối tác nhờ quy trình rõ ràng, chuyên nghiệp.
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thương mại và logistics.